Alex Jacobson über SAP S/4HANA in der Instandhaltung: Worauf es bei der Transformation wirklich ankommt 

Bereits in unserem letzten Interview betonte Alex Jacobson, zertifizierter SAP S/4HANA Berater bei oxando, dass der Wechsel auf SAP S/4HANA weit mehr als ein reines IT-Projekt ist. Es ist die ideale Gelegenheit, etablierte Prozesse grundlegend neu zu denken. Heute gehen wir einen Schritt tiefer. Wir blicken auf die Praxis, analysieren typische Stolpersteine bei der Transformation im Asset Management und klären, warum eine saubere Systemarchitektur bares Geld wert ist.  

Alex, wir haben letztes Mal darüber gesprochen, dass SAP S/4HANA die Möglichkeit bietet, bestehende Lösungen zu optimieren. Wenn wir nun auf die Praxis blicken: Was ist der häufigste Denkfehler, den Unternehmen in der Startphase machen?  

Alex Jacobson: Der größte Fehler ist die Annahme, die Implementierung sei lediglich ein technisches Upgrade. Viele Kunden wählen den Brownfield Ansatz und behalten ihre alten Prozesse nahezu unverändert bei. Dadurch profitieren sie im Asset Management nicht von den Neuerungen. SAP hat in diesem Bereich bereits vielfältige Funktionalitäten implementiert, welche die Instandhaltungsprozesse erheblich vereinfachen und bei der Kostenanalyse sowie Prozesseffizienz helfen. Ein Greenfield Ansatz ist beim Start definitiv zeitintensiver und kostenintensiver, aber am Ende steht ein komplett neues System zur Verfügung. Diese Transformation ist die perfekte Chance, um ehemals zu komplex gedachtem Prozesse, veraltete Eigenentwicklungen und überflüssige Stammdaten endlich hinter sich zu lassen. 

Ein zentraler Begriff ist in diesem Zusammenhang der Clean Core. Du hast bereits erklärt, dass man individuelle Anpassungen außerhalb des Kerns umsetzen sollte, beispielsweise über die SAP Business Technology Plattform. Was bedeutet es in der Praxis, wenn man sich nicht an dieses Prinzip hält? 

Alex Jacobson: Wenn ein System nicht Clean Core fähig ist und unbedacht modifiziert wird, werden Updates später richtig teuer und aufwendig. Ich kenne Fälle, in denen Kunden sechs Monate im Voraus mit dem Testen beginnen müssen, bevor ein einziges Update in die Produktion eingespielt werden darf. Es könnte sonst einfach zu viel schieflaufen. Wird ein System hingegen erfolgreich nach dem Clean Core Prinzip gelebt, funktionieren automatische Updates von SAP völlig reibungslos. Das ist dann exakt so unkompliziert (oder soll laut SAP) wie das Update eines iPhones oder Android Smartphones. 

Angesichts dieser Update Thematik: Welche Betriebsmodelle empfiehlst du aktuell?

Alex Jacobson: Die Private Cloud ist eine sehr attraktive Option, da SAP dort die Infrastruktur hostet und die ständige Pflege mit automatischen Updates übernimmt. Allerdings muss man bedenken, dass das Cloud Modell teurer werden kann, weil dort jeden Monat nutzungsbasiert abgerechnet wird. Daher ist die On-Premise Variante aus Kostengründen für viele Unternehmen weiterhin die attraktivste Lösung. Langfristig profitieren aber auch On-Premise Kunden einer sauberen Architektur, weil ihre Systeme dadurch stabiler und zukunftssicherer reagieren kann.  

Lass uns über die Benutzeroberfläche sprechen. Frühere Einzeltransaktionen werden mittlerweile in benutzerfreundlichen SAP Fiori Apps zusammengeführt. Warum ist Fiori aus deiner Sicht ein echter Hebel für mehr Effizienz? 

Alex Jacobson: SAP hat im Asset Management mittlerweile Brücken gebaut, sodass sich Instandhaltungsprozessen von A bis Z komplett über Fiori durchspielen lässt. Der größte Vorteil liegt in der rollenbasierten Arbeit. Neue Mitarbeitende beschäftigen sich nur noch mit den Anwendungen, die sie wirklich interessieren. Die früher typischen, extrem steilen Lernkurven im SAP entfallen komplett. Man arbeitet stattdessen in einer leicht bedienbaren Browseranwendung und bekommt schöne Echtzeitübersichten für Analysen direkt aus der Datenbank geliefert.  

Viele Unternehmen fürchten den Aufwand einer Fiori Einführung und glauben, sie seien vielleicht schon zu spät dran. Müssen bestehende Prozesse für Fiori komplett neu designt werden?

Alex Jacobson: Es ist absolut nicht zu spät und es muss auch nicht alles neu gedacht werden. Es wäre für viele eine große Überraschung zu sehen, wie viele Anwendungen ohne Prozessanpassungen direkt nutzbar sind. Mittlerweile stehen die entsprechenden Anwendungen für Aufträge, Meldungen und Zeitrückmeldungen zur Verfügung und können ohne zusätzliches Customizing verwendet werden. Das Phasenmodell ist nicht mehr Pflicht für die Anwendung von PM in Fiori.  Natürlich ist jede neue Technologie anfangs schwer zu lernen und Fiori kann in manchen Fällen langsamer sein als die alte GUI.  Meine Meinung noch, Die positiven Aspekte überwiegen im Vergleich zu den Nachteilen aber deutlich.   

Was möchtest du Entscheidern abschließend mit auf den Weg geben?

Alex Jacobson: Nutzen Sie die Transformation als echte Chance und begnügen Sie sich nicht mit einem rein technischen Upgrade. SAP hat in den letzten Jahren enorm in den PM/Asset Management beriechen neue Funktionalitäten investiert. Es lohnt sich, diese Neuerungen für das eigene Unternehmen zu evaluieren und von den zukunftsfähigen Strategien zu profitieren.